一天變出二十五小時 十五分鐘工作術

作者：張漢宜 　出處：天下雜誌 399 期 2008/06
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相關關鍵字：職場/時間管理

一樣的一天二十四小時，常嚷著說沒空的人，也許只是沒有抓到運用時間的技巧，十五分鐘工作術，幫助你做個效率達人。

專輯精采重點：

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「啊，我沒空！」「我實在沒時間做ＸＸ事！」常聽到許多人如此抱怨。然而，時間真的不夠用嗎？每個人每天同樣擁有二十四小時，為何有人可以在相同時間做更多事？
解決這個問題，要從兩方面著手：一、抓出浪費時間的元兇，二、增加運用時間的效率。

浪費時間的四大元兇

人常在不知不覺中浪費時間。與其抱怨別人佔用自己的時間，不如說其實大部份都是自己造成的。日本管理雜誌《The 21》指出，造成浪費時間的原因有四大元兇：
一、考慮太多，優柔寡斷

深思熟慮是好事，但若想得太多、考慮太過，遲遲不敢下決心動手執行，等到終於做了決定，卻壓縮了執行時間，導致一個很好的構想最後呈現結果不佳，浪費了事前的努力規劃、讓自己處於時間的強大壓力、最後成果也令人沮喪。
二、完美主義

「把事情做到最好」是個好原則，但若要求事事做到一百分，結果顧此失彼，未能整體考量，也無法做好時間規劃。原本已做到九十分，但為了加把勁衝到一百分，把大量時間與精力投注在提高那十分，導致其他工作迫於時間與人力草草了事。把事情做到最好是一種「相對標準」而非「絕對標準」，應從擁有多少時間、人力、資源來考量，當條件有限時，就應思考「先求有，再求好」的哲學。
三、害怕失敗

每個人都希望一出手就成功，但並非每次都能做到，難免有些事不盡完美。如果太在意成果，患得患失、害怕失敗，不僅壓力過大，也會在執行時顯得畏縮，反而浪費更多時間，達不到預期成果。沒有人可以把每件事做到滿分，從今天的小失敗中學到經驗與教訓，慢慢累積，才能成就日後的成功。
四、挑簡單、喜歡的先做

喜歡的菜先吃掉？簡單的工作先做？這是一般人的習性，但卻容易掉入「先甘後苦」的痛苦中。其實，工作應以「重要性」、「急迫性」來安排，而非「是否容易做」、「自己喜不喜歡」為考量，否則會讓時間配置顯得雜亂無章。

抱怨時間不夠用，癥結是把時間以「小時」為單位來用。以小時來度日，扣掉睡眠與交通，一天只有十幾個單位的時間可用。而且，一項工作如果預定一小時做完，結果四十分鐘就完成了，剩下的空檔，人性往往就會偷懶、東摸西晃，結果浪費許多值得利用的零碎時間。
試試看這樣的新做法：以「十五分鐘」做為時間運用的單位。這樣做，有幾個好處：

以「十五分鐘」為時間單位

首先，一天會增加為四、 五十個時間單位。你可以依照工作的重要性，靈活分配適當的時間單位，即使偶爾想偷個懶，也不會浪費太多時間。這個道理就像魚網一樣，以「小時」為單位，時間縫隙大，容易浪費、流失；以「十五分鐘」為單位，時間縫隙小，可避免零碎時間在不經意或偷懶中流失。

另外，是為了健康，每十五分鐘給大腦與身心一個休息空檔。以生理因素考量，人可以集中精神、發揮最大腦力效益的時間，大約是十五分鐘，一旦超過，效率與思考力就會慢慢遞減。因此，集中精神工作十五分鐘之後，起身休息一下，喝杯茶補充水分、眺望窗外的遠景讓眼睛休息一下，讓腦力恢復最佳狀態，再繼續投入工作。

忙得焦頭爛額，是因為沒有事先做好規劃。人生目標有短、中、長期，同樣地，時間運用也有短、中、長期的配置。事先準備工夫做好，執行時會快速許多，省下許多時間。這樣就能不必瞎忙，而是忙得「有感覺、有意義」。若準備草率，邊做邊補、丟東落西，拉長執行過程，反而浪費更多時間，精神上也疲累不堪。

想想看，你真的忙到沒時間做某些事嗎？早上抽十五分鐘做運動、跟同事抽十五分鐘迅速溝通工作、晚上抽十五分鐘閱讀，真的做不到嗎？說穿了，都是自己找藉口。

善用「十五分鐘工作術」，是一種「加分型」時間利用法，能在同樣的時間做比別人更多的事，等於擠出第二十五個小時，比別人擁有更多「可用的」時間。若是因缺乏規劃、事先準備工夫不周，在發呆偷懶、拖拖拉拉中浪費掉，那就淪落為「減分型」時間利用法，永遠也逃不出「沒時間」 的迷障。


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